VENTAJAS EN LA GESTIÓN DIARIA DE USAR LA NUBE

PIEDAD RODRÍGUEZ
CONSULTORA DE GESTIÓN DE NEGOCIO
21/12/2020

En mi día a día trabajando con empresarias, su principal inquietud es: instalar soportes digitales, gratuitos o no, para poder conseguir una gestión flexible y una respuesta rápida ante las demandas de clientes, proveedores o de su equipo.

Y para mí la herramienta estrella que os ayudará a conseguir esta flexibilidad es sin duda LA NUBE. Y en concreto yo uso la nube de google, DRIVE, y tengo contratado un plan de 100GB (por 1,99€/mes) y os prometo que es suficiente para un autónomo o pequeña empresa.

Así que hoy comparto con vosotr@s las 5 principales ventajas de esta herramienta en mi gestión diaria:

1 – FLEXIBILIDAD: en drive tengo archivada la información importante de mi negocio, perfectamente ordenada por carpetas para que sea rápido encontrar lo que busco y compartirlo por email o whatssapp si alguien me lo solicita, o si debo consultar un documento mientras atiendo una llamada fuera de la oficina.

Mis clientes no saben si estoy en la oficina, o en un viaje, o en casa o quizás en una reunión familiar o de amigos. Yo les respondo de una manera rápida desde cualquier lugar gracias a la app de Google Drive en mi móvil.

2 – DELEGAR: en drive puedo compartir con mi equipo, colaboradores e incluso con clientes, las carpetas de trabajo o documentos, de manera que ellos pueden consultar directamente la documentación importante sin necesidad de acudir a mi oficina, ni solicitarla una y otra vez por email.

Además si te surgen imprevistos, puedes delegar en otra persona que continúe con la elaboración de un documento desde cualquier dispositivo, solo teniendo acceso a una cuenta de google.

Comparto con mis clientes una carpeta en Drive donde tendrán disponible de manera inmediata informes de seguimiento e información importante de la consultoría. Hago igual cuando trabajo con colaboradores.

3 – FUERA EL PAPEL: y es que con drive no uso libretas si estoy fuera de la oficina porque abro un documento de texto de google y escribo desde el móvil directamente las anotaciones que necesite, bien si estoy en una formación y escribo ideas que no quiero olvidar, o si estoy en una reunión con clientes y quiero guardar temas pendientes a tratar en otra ocasión.

Se acaba el papel en mi negocio, y además la información la tengo siempre disponible y con seguridad de que no la voy a perder.

4 – HABLAR EN VEZ DE ESCRIBIR: porque como voy todo el día de un lado para otro, con drive y sus documentos de texto puedo ir andando y dictando con la opción del micro las ideas o anotaciones que tengo en la cabeza y que no me puedo parar a escribir.

Incluso dejo ya dictados los informes o emails que más tarde enviaré, si en ese momento tengo la estructura de lo que quiero decir en la mente y si dejo pasar un rato hasta sentarme en el ordenador ya se me ha olvidado.

Esta opción de la herramienta me permite ser más rápida en mi gestión, y sobre todo no olvidar los detalles más importantes. Además me permite «trabajar» en cualquier momento del día, incluso caminando haciendo ejercicio, o la compra, cocinando o entre reunión y reunión. Ya sabéis que lo de optimizar ¡es lo mío!.

Una vez que pruebas este truco…ya no puedes parar, además es que dicto informes o emails completos, y luego los repaso rápidamente si hay errores y ¡a enviarlo!. Ahorro muchísimo tiempo si estoy inspirada aunque no tenga el ordenador delante para ponerme a escribir.

5 – TOMAR EL CONTROL: esa sensación de salir de la oficina y no volver a pensar que se te ha olvidado algún papel, o poder quedarte un día trabajando desde casa porque desde el ordenador o el móvil accedes a tu trabajo (lo estamos viviendo estos meses más que nunca), o la de no ponerte nerviosa porque llevas esperando en una sala de espera mucho tiempo y ahora sí puedes aprovechar el tiempo sólo con llevar el móvil encima.

Además de contar con la seguridad que ofrece estos sistemas en la nube con copias de seguridad, y el acceso al historial de versiones que también en muy útil, y más si trabajas rápido como yo, que a veces me gusta retroceder y retomar el trabajo desde un punto específico.

Siempre insisto que si nos ayudamos de la tecnología y los procesos para «sentir que tenemos el control» nos quitamos mucho estrés negativo y somos más efectivos.

NOTA: Sólo recordaros que la capacidad que hablamos al principio de DRIVE está compartida con la capacidad de tu buzón de correo electrónico de gmail, por lo que para ahorrar y no tener que pagar demasiado, tendrás que mantener tu bandeja de entrada optimizada.

¿Usas la nube en tu gestión? Cuéntame qué ventajas has descubierto en tu día a día, y qué te impide usar esta herramienta.

Bienvenidas al cambio.

PiedadRodriguez.es